ついては、本務きわめて御多用中恐縮に存じますが、御承諾下さいまして、今後、貴職を通じ、退職した職員に退職手当が支払われるときは、よろしく御処理方御願いいたしたく通知旁々御願い申上げます。

なお、資金前渡方式による支払事務の具体的要領については、差当り、別紙「資金前渡による退職手当支払事務処理要領」によることといたしますので併せて御了承下さい。

資金前渡による退職手当支払事務処理要領

この要領作成の目的

退職手当を「資金前渡」の方法により支払う場合の具体的事務処理要領について必要な事項を定めるものとする。

用語の意義

1　前渡員……隔地の債権者に直接払をするため、地方自治法施行令第161条第3項の規定に基づき当該所属長の承認を経て指定した「資金前渡員」をいう。

2　規則……退職手当条例施行規則をいう。

3　財務規則……組合財務規則をいう。

組合における支払事務処理要領

1　支出負担行為……当該退職手当の支出の時期において支出すべき件数をとりまとめ、所属の前渡員を正当債権者として支出負担行為を行う。

2　支出命令……1の要領と同じ。ただし、作成する支出調書には「資金前渡」と表示して、通常の支出命令書と区別する。

3　支出する退職手当の額……予想される額を予め前渡するの方式はとらず、いわゆる通常の退職手当支払と同様、その都度法定の所得税等源泉徴収すべき額を控除した「実支給額」を前渡員宛支出する。

4　支払……あらかじめ前渡員から連絡を受けた金融機関の「口座振込」により前渡員宛支払う。

5　支払の通知

(1)　前渡員宛の通知……支払依頼書……送金内訳書をかねる。……による。

(2)　正当債権者への支払通知

本人に支払われるべき現金は、「組合→資金前渡員→本人へ。」となるが、この現金受払の時期その他実務処理上にそごを生じないようにするため、別に作成する本人宛の支払通知(①裁定額②源泉徴収税額③差引支払額④現金受領の時期及び受領先を明示した通知書を作成すること。)も市町村を経て本人に送達されることに統一し、具体的には、別途市町村長に交付方依頼している①裁定書②源泉徴収票を交付する際にこの支払通知書も併せて交付方依頼するものとする。

6　その他

前渡員が、前渡金の保管、払出のための口座を設けようとする金融機関名の照会……前渡員の指定通知の際、次の事項を記載できる回答用紙(ハガキ)を送付して、折返し連絡を受けるものとする。

①　金融機関の所在地

②　〃　　　　名称

③　預金種類　普通又は当座

④　その他必要な事項

前渡員の事務処理要領

1　前渡金受払のための預金口座を設けること。

①　前渡員は、第1回の前渡金の支払い(金額内訳は支払依頼書による。)を受けたときに、これの保管、払出のために適当な最寄り金融機関に普通又は当座預金口座を設ける。(支払いのため当該口座から直ちに払戻して現金を手もとに保管することは勿論差支えないが、第2回以後の送金の便宜上、一応口座は設けて貰うこと。)

②　当該口座の名儀は、「退職手当資金前渡員○○市町村収入役氏名」とし、その出納のための印鑑は、公(職)印又は私印の何れでも可(行政実例……35、5、20行政課長から山口県出納長あて)と解されているので、市町村の公金との取扱上に支障ない限り「公印」を使用することに統一したいこと。(なお、払出の際職氏名のゴム印には「前渡員」の表記を要すこととなるので、これに使用のため組合は「退職手当資金前渡員」のゴム印を作成し、とり急ぎ送付することを手配中につき御承知下さい。)

③　前渡員は、前記①の金融機関を撰定し、あらかじめ組合に連絡する。また、口座を設けた場合は、当該口座番号を連絡し、第2回以降の振込事務の円滑を図る。

2　退職手当領収兼支払報告書の提出

①　前渡員は、支払いを受けた退職手当を正当債権者にすみやかに支払い、これを完了したときは、別に、作成して送付する「退職手当領収兼支払報告書」を組合に提出するものとする。……規則第10条の2第3項

②　正当債権者に支払う際は、領収書を徴し、これを自ら保管するものとする。……規則第10条の2第2項

3　その他

ア　支払うことのできない場合等の前渡金の処理

正当債権者が所属市町村外に転出その他により、支払依頼のあった退職手当に事実上直接払いのできないものが生じたときは、これを組合に返還して当該前渡金を次の要領により事務処理の上精算する。

①　退職手当領収書兼支払報告書……返還した分については、支払年月日欄に「転出のため返還」と朱書すること。

②　別に「支払うことができない者の退職手当返還通知書兼退職手当前渡金精算書……様式別記」を作成し、当該退職手当の支払に係る分の前渡金について「支払済」「返還済」の区分を明らかにして精算する。なお、この精算書は、所属市町村の退職手当申請担当課(係)を通じて、同課(係)に送付されている「本人宛支払通知書類」と共に同課(係)から組合宛送付するものとし、関連事務に齟齬を生じないよう返送要領を統一すること。

③　前記の退職手当返還に要する送金手数料等の経費は、返還額から控除(控除額について前渡員の支払証明書を添付すること。)して差支えないこと。

イ　前渡金から利子が生じた場合

利子繰入時又は解約時等の適当な時期において組合に納付する。……財務規則

ウ　この要領により難い事例が生じた場合は、その都度必要な追加又は補正を行うものとする。

受給者の転出等による前渡金の返還(精算)事務処理要領

①　「退職手当領収書兼支払報告書」……転居により返還と朱記

②　返還額……組合収入役口座宛振込(手数料控除)

③　前渡金精算書……別記様式の書類作成―退職手当支給申請担当課を通じ、本人宛通知書類と共に組合に送付し完結(組合は改めて隔地払をする。)

資金前渡による退職手当支払事務系路